Le service Achats permet à l’entreprise de concentrer sur un seul et même service et collaborateur dédié, l'ensemble des opérations visant à acquérir un ensemble de biens et services nécessaires au bon déroulement de son activité. Des petites fournitures de bureau aux matières premières servant à la production des produits vendus, la fonction Achats englobe un vaste éventail de missions.

La mondialisation couplée à l’accroissement de la concurrence et les crises financières ou structurelles successives ont conduit les entreprises à repositionner la place de la fonction Achats pour l’amélioration des performances de l'entreprise.

L'efficacité du département Achats repose sur une politique et des processus d’achat clairement définis et correctement mis en oeuvre.

La Direction des Achats a pour mission de cibler les produits les plus utiles à la production de biens ou de services. Elle centralise de plus, l'achat des fournitures opérationnelles nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise. 

Etape fondamentale du processus achats, la définition des besoins et la rédaction du cahier des charges qui en découle fait partie des métiers du département achats...

 

La demande d'achat

Tout processus Achat fait l'objet a pour fait générateur un besoin. Ce besoin peut ainsi être satisfait par l'achat d'un bien ou d'un service. Un besoin peut être identifié par toute personne de l'entreprise. Ainsi, qu'il s'agisse du bureau d'étude pour l'élaboration d'un prototype, d'un technicien SAV pour le remplacement d'un équipement ou le dirigeant de l'entreprise dans le cadre de l'organisation d'un séminaire de Direction, d'une étude de faisabilité pour l'agrandissement ou le dfémanagement d'un établissement...

 

Quelle que soit la nature de la demande, une formulation claire doit être faite à destination du service Achats afin que celle-ci puisse être traitée. De nombreuses solutions logicielles facilitent la gestion des processus Achats d'une entreprise. De la collecte des éléments budgétaires, en passant par la gestion et le contrôle des engagements jusqu'à la matérialisation et du suivi de la demande d'Achat. PhD Business Solutions est un leader sur le marché de la gestion des Achats de bout en bout de la chaîne d'approvisionnent. 

 

Formaliser de bout en bout son processus achats simplifie grandement d'acte d'achat et son suivi.

 

Définition du besoin : Le préambule obligatoire à un cahier des charges

Étapes clés du processus Achat, le processus de définition de besoin débouche tout naturellement sur la rédaction d'un cahier des charges. La définition de vos besoins permet en priorité de consulter efficacement les fournisseurs éligibles à la demande. A contrario, une définition approximative ou non exhaustivement menée est synonyme de perte de temps et d'efficacité. 

Le service Achats ne doit en aucun cas se limiter à la proposition faite par les services de l'entreprise lors de ses consultations.  Se cantonner à consulter le ou les seuls fournisseurs proposés par un service de l'entreprise ne peut que fragiliser la politique d'approvisionnent (risque mono fournisseur) et peut être considéré comme du favoritisme dans les choix effectués. 

 

L'élément principal d'une bonne consultation fournisseur est que le besoin soit clairement exprimé. On peut distinguer deux natures d'expression de besoin. Celle liée à un besoin non évolutif entre l'expression du dit besoin et son achat (achat de produit de consommation courante). Celle liée à un besoin qui peut faire l'objet d'une évolution entre l'expression initiale et sa concrétisation (bureau d'étude). 

 

Le type de cahier des charges dépend directement du type de produit ou de service que l'on souhaite obtenir. 

Une référence = un fournisseur 

 

Souvent, le collaborateur d'un service pense bien faire en communicant à l'acheteur, dans le cadre de l'expression de son besoin, une référence, un fournisseur et un devis associé. A contrario de que l'on pourrait penser, cette situation ne va pas faire le bonheur du service achats. Cette situation est d'autant plus problématique en termes de traitement, si ledit fournisseur n'est pas dans son panel des fournisseurs et que la fiabilité et la solvabilité n'ont été précédemment éprouvées. 

 

Cahier des charges descriptif vs fonctionnel

Le cahier des charges descriptif décrit une demande en termes de solutions et de moyens de réalisation. Celui-ci a pour objet d'aider à spécifier les besoins généraux et individuels. Les spécifications générales décrivent le produit par fonctions et critères de qualité tandis que les spécifications individuelles traitent les points spécifiques à certaines références (liste décrivant le plus précisément possible la référence).

 

Le cahier des charges fonctionnel se focalise sur la description d'une demande terme de besoins et de services attendus. C'est un document par lequel la maîtrise d'ouvrage exprime son besoin pour un projet. Ces besoins sont formulés en termes de fonctions que le futur utilisateur aura à accomplir, ou que le système devra accomplir pour lui. 

Plus votre cahier des charges sera "ouvert" plus il laissera de l’attitude à vos fournisseurs pour répondre le plus largement possible à votre demande. Un "bon" cahier des charges se doit d'ouvrir "le champ des possibles" et laisser une grande liberté de réponses pour maximiser la qualité des réponses attendues.  

Au commencement il y avait Excel. Mais ça, s'était avant !?... Utiliser un logiciel de Gestion des Achats permet de créer et de mettre à jour une base de données dans laquelle est consigné tout ce qui se rapporte à la gestion des achats de votre entreprise.

 

Pour ceux équipés d'un ERP, les fonctions achats existantes peuvent suffire dans un premier temps. Mais très vite, un département Achats se sentira à l'étroit et préfèrera une solution dédiée et parfaitement intégrée au back-office de l'entreprise. Construction, structuration et Pilotage budgétaire, contrôle et suivi des factures, des commandes et des livraisons.... Votre solution logicielle de gestion des achats sera utile, quelle que soit la taille de votre entreprise..

 

 

Pourquoi utiliser un logiciel achat ?

Les entreprises sont amenées à s’adapter en permanence à la concurrence et aux situations du quotidien. La situation autour de COVID-19 est une illustration criante des aléas que subissent les entreprises au cours de leur vie. Augmenter ses prix à sa guise et de manière disproportionnée pour maximiser ses marges est la solution la plus simple à mettre en oeuvre sur le papier. Dans la vraie vie, il n'est pas possible de procéder ainsi.

Votre logiciel de gestion des achats est votre meilleur allier pour mettre en oeuvre et gérer votre stratégie Achats.

 

• Construction et gestion du processus budgétaire 
• Gestion des process de consommation des budgets 
• Gestion et réduction du temps consacré au ciblage des fournisseurs
• Gestion et réduction du temps consacré aux appels d’offres
• Gestion et réduction du temps lié aux démarches administratives et commerciales
• Gestion et réduction du temps consacré au suivi des commandes
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La solution Achats mise en oeuvre en entreprise est stratégique, offrant de multiples avantages (gain de productivité, conservation ou augmentation des marges...). Votre solution Achats est le moyen le plus efficace pour déléguer des tâches chronophages et permet à vos équipes de se focaliser sur le cœur de leur métier. Des outils informatiques adaptés sont les mieux à même d’optimiser la performance de vos achats et donc d'augmenter celle de votre entreprise.

 

 

Quelles solutions logicielles Achats sur le marché ?

Plus de 70% des acheteurs ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Cette solution est quasiment gratuite et simple d’utilisation. Pourtant, ce tableur légendaire n’est pas la solution. Excel est adapté aux très petites entreprises dont le processus d’achat reste simple. Pour les entreprises de plus grande taille, Excel est un handicap quotidien en créant un manque de visibilité et des lacunes pour le bon fonctionnement de la politique Achats de l'entreprise.

Les éditeurs de solutions logicielles Achats ont acquis une grande maturité sur un marché en pleine expansion. Ceux-ci proposent des solutions complètes facilitant la centralisation ou la décentralisation des données par ces mécanismes de consolidation. 

 

Près de 30% des entreprises se déclarent utilisatrices d'une solution logicielle de gestion des achats. Ce chiffre est en progression constante, mais montre le niveau de sous équipements des entreprises françaises.